خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی
شما با خواندن خلاصه کتاب مدیریت زمان نوشته آقای برایان تریسی با برخی از اصول منابع انسانی آشنا می شوید. این کتاب را نمی توان یک مرجع دانشگاهی دانست. اما با خواندن این کتاب شما دید کلی و در برخی موارد کاربردی از نحوه مدیریت زمان پیدا می کنید. مشخصات این کتاب به شرح زیر می باشد؛
مقدمه:
توانایی شما در مدیریت زمان به عنوان مدیر؛ تعیین کننده موفقیت یا شکستتان است. مدیریت زمان برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهرهوری شخصی حیاتی میباشد.
چهار عامل بهرهوری:
اول، اشتیاق دوم، قاطعیت سوم، اراده چهارم، انضباط
هر آنچه میتوانید را با امکانات موجود همین الآن انجام دهید:
باید به خودتان بگویید«زندگیام ارزشمند است و برای هر ساعت و هردقیقهی آن ارزش قائلم. میخواهم از هر ساعت زندگیام را که در اختیار دارم به خوبی استفاده کنم تا بیشترین موفقیت را کسب نمایم».
فصل اول خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: روانشناسی مدیریت زمان
تفکر و احساس شما نسبت به خودتان تا حد زیادی تعیین کننده کیفیت زندگیتان است که هسته احساسی شخصیت شما عزت نفس شما است.
قانون کنترل:
روانشناسی مدیریت زمان بر اساس اصل سادهای به نام قانون کنترل بنا شده است.
افکار و احساسات شما:
در اصطلاح روانشناسی هر فرد، خودانگارهی دارد.
باورها به واقعیت تبدیل میشوند:
یعنی خودانگاره باعث میشود که تا دید درونی شما نسبت به عملکرد بیرونیتان سازگار باشد.
تصمیم بگیرید:
برای تبدیل شدن به مدیر زمان عالی تصمیم بگیرید یک عادت مدیریت زمان ویژه برای خود ایجاد کنید.
ذهنتان را برنامهریزی کنید:
وقتی تصمیم گرفتید فردی بسیار بهرهور باشید، گفتگوی درونیتان را تغییر دهید.
خود را ایدهآل تجسم کنید:
دومین راه تغییر رفتارها، تجسم خودتان به عنوان یک مدیر زمان عالی و ایدهآل است.
وانمود کنید که …
سومین روش برنامهریزی خودتان این است که وانمود کنید از قبل یک مدیر زمان عالی بودهاید.
فصل دوم: ارزشهایتان را مشخص کنید
نمیتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، مگر اینکه ارزشهایتان را دقیقا بشناسید.
معنا و هدف:
هر شخص در زندگی خود نیاز عمیقی به معنا و هدف دارد. یکی از دلایل اصلی استرس و ناراحتی این است که کارتان با توجه شخصیت، ارزشها و اعتقادات درونیتان، هیچ معنا و هدفی ندارد. باید همیشه کار خود را با پرسیدن سوال «چرا» آغاز کنید.
برای چه چیزی بیشترین ارزش را قائلید؟
این پرسش، دومین سوالیست که باید از خود بپرسید.
تنها زمانی احساس شادی و ارزش واقعی میکنید که فعالیتهای روزانهتان با ارزشها و باورهایتان هماهنگ باشند.
شما فوقالعادهاید:
این موضوع را درک کنید و بپذیرید که شما شخصی منحصر به فرد و فوقالعادهای هستید.
خود را تحلیل کنید:
اینجا با تمرین تکمیل چهار سوال میتوانید برای کسب بینش بیشتر نسبت به شخصیت درونیتان از آنها استفاده کنید؛
فصل سوم: به چشمانداز و ماموریتتان فکر کنید
یکی از بهترین و عمیقترین کتابهای سالهای اخیر کتاب«تفکر سریع و آهسته» نوشته دانیل کانمن است.
قبل از اقدام فکر کنید:
قبل از انجام کار، توانایی شما برای عقب ایستادن و خودشناسی و تامل(تفکر آهسته) بسیار مهم است.
به پایان بیندیشید:
وقتی کاری را انجام میدهید، نتیجه یا خروجیهای مطلوب را مشخص کرده و به آن فکر کنید.
روش خود را بررسی کنید:
وقتی دقیقا بدانید که چه کاری را انجام میدهید، آن وقت این سوال را از خود داشته باشید که «قرار است چطور و با چه روشی آن را انجام دهید؟».
به دنبال راه بهتری باشید:
در کنار سوال«کار چطور پیش میرود؟» این سوال را از خود داشته باشید که «آیا راه بهتری هم وجود دارد؟».
فصل چهارم: به آینده بروید و به عقب نگاه کنید
مهمترین و ارزشمندترین کاری که در هر حوزه یا تخصصی انجام میدهید، تفکر است.
چشمانداز بلند مدت:
دکتر ادوارد بنفیلد بعد از تحقیق بیش از 50 سال در باره نگرش و رفتار افراد ب دریافت که وجه تمایز یا ویژهگی خاص افراد موفق از ناموفق «چشمانداز بلندمدت» است.
در زمان حال تصمیمات بهتری اتخاذ کنید:
وقتی دقیقا میدانید که در زمان مشخص آینده میخواهید در چه جایگاهی قرار داشته باشید، در زمان حال تصمیماتی بهتری میگیرید.
برای اجرای تکنیکهای مدیریت زمان آماده شوید:
تا زمانی که چشماندازی شفافی از آینده را مشخص نکنید، نمیتوانید از تکنیکهای مدیریت زمان کار بگیرید.
فصل پنجم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: برنامههای مکتوب تهیه کنید
همه مدیران زمان موفق، برنامهریزان خوبی هستند. آنها فهرستهای و ریزفهرستهای از اقدامات خود برای دستیابی به اهداف خود دارند.
برنامهریزی برای دستیابی به هدف:
شاید مهمترین واژه مربوط به موفقیت در هرحوزهای شفافیت باشد. وقتی هدف بزرگتری دارید باید این 4سوال را از خود بپرسید:
- مشکلات و موانعی که میان شما و دستیابی به اهداف وجود دارد، کدامها اند؟
- چه دانش، مهارت و اطلاعات بیشتری برای دستیابی به هدف یا تکمیل پروژه لازم است؟
- افراد، گروهها و سازمانهایی که در راستای دستیابی به هدف، به کمک و یاریشان احتیاج دارید کدامها اند؟
- از میان همه کسانی که میتوانند در دستیابی به هدف، به شما کمک کنند، مهمترین فرد چه کسی است؟.
فصل ششم: پروژهها را روی نمودار ببرید
اغلب فعالیتهای کسبوکار مجموعهای از پروژهها است و موفقیت شما تا حد زیادی در انجام پروژهها بستگی دارد.
نمودار پرت(PERT) تهیه کنید:
یک نمودار دیداری از مجموعهی کاری و پروژههای بزرگتر خود تهیه کنید تا خودتان و دیگران کلیت آنرا ببینند. با استفاده از نمودار پرت(PERT) که مخفف تکنیک برنامهریزی، ارزیابی، بازبینی است، همه گامهای مهم را برای رسیدن به نتیجهی نهایی به شکل گرافیکی ترسیم کنید.
اهداف شفافی برای همه تعیین کنید:
برای هر عضو کلیدی پروژه؛ اهداف شفاف، خاص، قابل سنجش، زماندار و مکتوبی تعیین کنید و باید مسئولیت هر هدف اصلی و فرعی انجام کار یا پروژه را به شخص خاصی واگذار نمایید.
فصل هفتم: فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید
شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان، تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید.
بهتر بخوابید:
اگر قبل از خواب فهرستی از همه برنامههای خود برای روز کاری بعد را تهیه کنید، بسیار بهتر میخوابید و سرحالتر از خواب بیدار میشوید.
روش «الف.ب.پ.ت.ث»:
بعد از آماده کردن فهرستی از کارهای روز بعد آن را با روش الف.ب.پ.ت.ث سازماندهی کنید.
«الف». کاری است که حتما باید انجام دهید.
«ب». کارهای هستند که بهتر است انجام شود، انجام دادن یا ندادن آن عواقب کمی دارد.
«پ». انجام دادن موارد «پ» خوب است، اما هیچگونه عواقب مثبت یا منفی در پی ندارد.
«ت». کاری است که میتوانید آن را به شخص دیگری واگذار کنید.
«ث». کاری است که باید به طور کلی آن را حذف کنید.
اتلاف وقت کارها را خراب میکند:
کارهای مورد «پ» که هیچ فایدهی برای کسبوکار ندارند باعث اتلاف وقت میگردد.
کارتان را برنامهریزی کنید و روی برنامهتان کار کنید:
هرگز کاری که در فهرست ثبت نشده، انجام ندهید.
فهرست کارهایی که نباید انجام دهید:
در کنار فهرست کارهای که باید انجام دهید، به فهرست کارهای غیرلازم هم نیاز دارید که در صورت پیش آمدن، انجامشان ندهید.
فصل هشتم: اولویتهای شفافی تعیین کنید
همه هدف مدیریت زمان این است که موضوعات فرعی را کنار گذاشته و به شما کمک کند تا مهمترین وظیفهی خود در لحظه را مشخص کنید.
اصل پارتو(80/20):
این قانون تقریبا در همه حوزههای کاری کاربرد دارد. مطابق این قانون، انجام 20درصد کار تعیین کنندهی 80 درصد ارزش کاریتان میشود.
خود را تحت فشار بگذارید:
بزرگترین دشمن مدیریت زمان و بهروری فردی در دنیای امروز«بزرگ جلوه دادن موارد کوچک» است.
کارهای مهمتر را انجام دهید:
با ایجاد یک مشوق، کارهای مهمتری را انجام بدهید تا به یکی از ارزشمندترین افراد سازمان تبدیل شوید.
قانون سه:
مطابق به این قانون، کارهای مختلفی که در طول هفته یا ماه انجام میدهید فقط سه کار یا فعالیت وجود دارد که تعیین کنندهی 90 درصد موفقیت میباشد.:
آن را برای دیگران هم مشخص کنید:
وقتی سه کار مهم خود را به وضوح مشخص کردید، به همه افراد زیردستتان نیز کمک کنید تا آن ها نیز سه کار مهم خود را مشخص کنند.
فصل نهم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: در مسیر بمانید
هر وظیفهای ارزش کم یا زیاد دارد، وظیفهی شما این است که بر ارزشمندترین استفاده زمان تمرکز کنید.
یک اصل در باره شیوه زندگی:
انتخاب ارزشمندترین روش استفاده از زمان در همه حوزههای زندگی مهم است.
مهم یا فوری:
شما همه روزه با چهار(4) نوع کار روبهرو هستید که میتوانید هر یک از کار را در ربع مختلف قرار دهید.
ربع1، فوری و مهم:
کارهای مهم چیزی است که عواقب بلندمدتی برای شغلتان دارد.
ربع2، مهم اما غیر فوری:
دومین نوع وظایف، کارهای است که مهم هستند، اما میتوان آنها را حداقل برای زمان کوتاهی به تاخیر یا تعویق انداخت.
ربع3، فوری اما بیاهمیت:
افرادی هستند که به دفتر شما میآیند، با شما تماس میگیرند یا ایمیل میفرستند؛ اما پاسخگویی به آنها ارزش کم یا هیچ ارزشی در کسبوکارتان ندارد. این نوع کارها جزو کارهای فوری اما بیاهمیت محسوب شده و در «ربع فریب» قرار میگیرند.
ربع4، غیر فوری و بیاهمیت:
چهارمین نوع فعالیتی که افراد هنگام کار انجام میدهند، کارهای است که نه فوری هستند و نه مهم.
عادات کاری خوب را پرورش دهید:
کلید مدیریت زمان موفق این است که اولویتهای برای خود تعیین کنید.
فصل دهم: نتایج کلیدی خود را مشخص کنید
تعیین دقیق «نتایج کلیدی» برای اثربخشی مدیر و بهرهوری بالا حیاتی است.
یک نتیجه کلیدی سه مشخصه ویژه دارد:
در مسیر اصلی بمانید:
برای اینکه بهترین عملکرد را داشته باشید باید فعالیتهای که از سایر کارها با ارزشتر و فقط از عهدهی شما ساخته است را به دقت بشناسید.
حوزه نتایج کلیدی خود را مشخص کنید:
به ندرت بیش از 5 تا 7 نتیجهی کلیدی در کار وجود دارد.
اگر کارمند فروش هستید، حوزههای نتیجه کلیدی شما عبارت اند از:
اگر مدیر هستید، هفت حوزهی نتایج کلیدی دارید:
شفافیت مهم است:
هرکس در در هر ردهی از سازمان باید حوزه نتایج کلیدی خود را به خوبی بداند.
فصل یازدهم: کار را به دیگران واگذار کنید
یکی از ابزارهای عالی در مدیریت زمان، واگذاری کامل کار به کسانی است که به خوبی شما یا بهتر از شما آن را انجام میدهد.
ارزش خود را چند برابر کنید:
عمل واگذاری، شما را قادر میسازد به جای انجام کار توسط خودتان، به مدیریت کار بپردازید.
واگذاری قابل یادگیری است:
مهارتهای واگذاری مناسب کارها که به سادگی قابل یادگیری بوده و شما میتوانید آن را با خواندن کتابها به خصوص کتاب «مدیریت و واگذاری کارها» بیاموزید.
فصل دوازدهم: قاطعانه تمرکز کنید
تمرکز و فقط پرداختن به یک کار مهم در یک زمان بدون حواسپرتی و انحراف یکی از الزامات اساسی برای رسیدن به موفقیت است.
تککاری را تمرین کنید:
تک کاری یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان است.
از چندکاری اجتناب کنید:
آنچه کارشناسان دریافته اند که چندکاری در واقع «تغییر کار» است و حقیقت این است که در یک زمان فقط میتوانید یککار را انجام دهید.د.
کندذهن و کندذهن تر:
بر اساس مطالعه مجله«یو.اس.ای تودی» وقتی هر بار از یک کار سراغ کار دیگری میروید و دوباره باز میگردید مقداری از هوش و انرژی شما مصرف میشود.
تصمیم به تمرکز بگیرید:
از امروز تصمیم بگیرید که برنامهریزی دقیق برای کار را به عادت خود تبدیل کنید.
فصل سیزدهم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: بر تعلل غلبه کنید
معروف است که «تعلل دزد زمان است».
برنامهریزی ذهنی:
هر گاه میبینید که دارید کارهای مهم را به تعویق میاندازید با اشتیاق و انرژی زیاد به خود این جملهی قدرتمند را بگویید «همین الان انجامش بده».
اتمام کارهای بزرگتر:
میتوانید هر کار بزرگی که باید انجام شود را به بخشهای به اندازه کافی کوچک تقسیم کرده، انجاماش دهید.
روش ورقههای کالباس:
همانطور که نمیتوانید یک کالباس بزرگ را یکباره بخورید، نمیتوانید یک کار بزرگ را نیز یکباره و در یک بازه زمانی انجام دهید.
حس فوریت ایجاد کنید:
وقتی به «عملمحوری» و «انجام سریع کار» معروف باشید، در سریعترین و مستقیمترین مسیر دستیابی به موفقیت قرار میگیرید.
فصل چهاردهم: قطعات بزرگ زمان ایجاد کنید
برای کسب حداکثر موفقیت به قطعات بزرگ زمان نیاز دارید.
کار خلاقانه را با کار اداری ترکیب نکنید:
نمیتوانید کار خلاقانه را با کار اداری ترکیب کرده یا همزمان انجاماش دهید.
روش خلق تکههای زمانی:
چند تکنیک برای خلق قطعات بزرگ زمان وجود دارد؛ نخست، صبحها زودتر از خواب بیدار شوید و 60 تا 90 دقیقه را بدون مزاحمت کار کنید. دومین بازه زمانی که میتوانید از آن بهره ببرید وقت ناهار است.
مزاحم نشوید:
استراتژی دیگر این است یک بازه زمانی را با اراده بر روی کارهای مهمتان مشخص کنید و در اتاق را ببندید و بر روی دستگیره در اتاق یک علامت«لطفا مزاحم نشوید» را نصب کنید.
ساعتهای بیشتری به دست آورید:
حال یک تکنیک فوقالعاده برایتان معرفی میشود که میتوانید هر روز سه ساعت کاری ارزشمند را به هر روز کاریتان اضافه کنید یک ساعت قبل از دیگران به اداره برسید و آن یک ساعت را استفاده کنید. سپس وقت ناهار کار کنید. در نهایت پس از این که همه به خانه رفتند، یک ساعت بیشتر در اداره بمانید و از آن یک ساعت استفاده کنید.
فصل پانزدهم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: وقفهها را کنترل کنید
وقفههای غیرمنتظره و بدون هماهنگی مانند؛ صحبت و گفتگو با همکاران زنگ تلفن، و … را کنترل کنید.
همه زمان کاری خود را کار کنید:
قانون این است که «همه زمان کاری خود را به کار اختصاص دهید».
وقفهها را به حداقل برسانید:
وقتی کسی به شما تلفن میکند یا شما به افراد دیگر تماس میگیرید فورا سر اصل مطلب بروید.
فورا برخیزید:
برای به حداقل رساندن وقفههای غیرمنتطره، وقتی کسی به دفتر شما میآید، برخیزید و نزدش بروید.
فصل شانزدهم: کارهایتان را دستهبندی کنید
دستهبندی کارها به معنی انجام کارهای مشابه به صورت همزمان است.
ایمیل را مستخدم خود بدانید:
روش پرداختن به ایمیلها اثر بزرگی در کارتان و مدیریت زمان دارد.
دیگران میتوانند صبر کنند:
تصمیم بگیرید که اجازه ندهید تا ایمیل کنترل زندگیتان را در دست بگیرد. در عوض خود را موظف کنید تا از ایمیل به عنوان ابزار کاری استفاده کنید. ایمیلها را روز دوبار چک کنید.
فصل هفدهم: تلفن را مدیریت کنید
تلفن میتواند خدمتکاری فوقالعاده باشد یا ارباب وحشتناک، به خصوص زمانی که تصور میکنید که مجبورید به هر تماسی پاسخ بدهید.
تماسها را دستهبندی کنید:
اگر شما در روز تعدادی از تماس ها را دارید، آنها را همزمان در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید.
مودب و حرفهای باشید:
وقتی با کسی تماس میگیرید همیشه این بپرسید« آیا الان زمان مناسبی بریا صحبت است؟»
از تلفنبازی اجتناب کنید:
هر کار ممکن را برای اجتناب از تلفنبازی انجام دهید.
فصل هجدهم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: جلسات موثری برگزار کنید
از این که جلسات از ابزار کلیدی مدیریت به حساب میآیند، باید به شکل موثر از آنها استفاده گردد.
هزینه جلسه را محاسبه کنید:
از اینکه در برگزاری جلسات هزینههای زیادی مصرف میشود، بناء اطمینان حاصل کنید که دلیل خوبی برای برگزاری جلسه یا حضور در جلسهای را دارید!
دستور جلسهای تعیین کنید:
برای هر جلسهای دستور کار مکتوب تعیین کرده و موارد دستور کار را اولویت بندی کنید.
سوالات بیشتری بپرسید:
سوالات بیشتری بپرسید و بیش از سخن گفتن برای آشکار کردن بهترین اندیشه با دقت گوش دهید.
فصل نوزدهم: تندتر بخوانید، بیشتر به یادآورید
برای کسب موفقیت کاری، در جریان موضوعات روز و موضوعات که لازم است بخوانید، باشید.
تندخوانی را یاد بگیرید:
نمیتوانید از همه مطالب ورودی اجتناب کنید، اما آن را مرتب کرده و در زمان و مکان مناسب سراغشان بروید.
خواندنیها را دستهبندی کنید:
وقتی در جریان کار به موضوعات، خلاصهها یا اطلاعات ارزشمند بر میخورید آنها را پرینت گرفته و در پوشهای بگذارید تا بعدا بتوانید آن ها را در یک زمان خاص و مناسب مطالعه کنید.
گزینشی بخوانید:
وقتی مطالب یا موضوعاتی را میخوانید، اغلب لازم نیست که برای فهم کامل موضوع همه جزئیات را بخوانید.
فقط نه بگویید:
بهترین راه صرفهجویی زمان در زمان مطالعه این است که تصمیم بگیرید مطالبی که برایتان مهم نیست، اصلا نخوانید و کنار بگذارید.
سیستمی تهیه کنید:
خود را طوری آماده کنید که هر روز چند ساعت را برای مطالعه موضوعات مرتبط به کسبوکارتان، اقتصاد و بهبود فردی اختصاص دهید.
فصل بیستم: بر بهبود فردی سرمایهگذاری کنید
مهمترین کاری که برای ارتقای ارزش خود و بهبود نتایج برای کسبوکارتان انجام میدهید این است که در مهمترین کارهایتان بهتر و بهتر شوید.
پیشرفت مداوم و بیپایان:
هر روز برای پیشرفت و بهبود خودتان تلاش کنید و روز یک ساعت در ارتباط به حوزه کاریتان مطالعه نمایید.
در همایشهای تخصصی شرکت کنید:
حداقل چهاربار در سال در همایشها و کارگاههای که توسط متخصصان حوزه کاریتان برگزار میشود، شرکت کنید.
فصل بیست و یکم خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی: جلسات «مدیریت در عمل» است
یکی از ابزارهای مهم دیگر مدیریت زمان این است که پشت میز تمیز و در محیطی منظم کار کنید.
نظم باعث افزایش بهرهوری است:
محققان دریافتهاند؛ افرادی که پشت میزهای به همریخته کار میکنند، مقدار زیادی زمان کاری خود را صرف جستجوی موارد نیاز در شلوغی اطرافشان میکنند.
مطالعات نشان میدهد، وقتی محیط کاری خود را تمیز کرده و فقط یک کار را پیشروی خود قرار دهید، تقریبا یکشبه بهرهوری شما دو یا سه برابر خواهد شد.
دیدگاهتان را بنویسید