خلاصه کتاب جلسات موثر
شما با خواندن خلاصه کتاب جلسات موثر نوشته آقای برایان تریسی با برخی از اصول منابع انسانی آشنا می شوید. این کتاب را نمی توان یک مرجع دانشگاهی دانست. اما با خواندن این کتاب شما دید کلی و در برخی موارد کاربردی از نحوه جلسات موثر پیدا می کنید. مشخصات این کتاب به شرح زیر می باشد؛
مقدمه:
جلسات بخش مهم و حیاتی یک سازمان میباشد که یک مدیر حداقل یک چهارم دوران کاری خود را در جلسات گروهی سپری مینماید.
اثر گذاری بر دیگران:
در جلسات همیشه زیردستان به شما چشم دوخته اند و از شما تاثیر میپذیرند.
صرفه جویی در وقت:
اگر در برگزاری جلسات تخصص حاصل کنید، میتوانید چهل(40)درصد زمان از دست رفته را دوباره برگردانده و از آن در انجام سایر کارهای اثر بخش استفاده کنید.
فصل اول: انواع جلسات
پنج (5) نوع جلسه وجود دارد:
فصل دوم: دلیل تشکیل جلسه
داشتن دلیل واضح و شفاف، عامل اصلی اثربخشی جلسات است.
سوالات جلسه:
برای شفافسازی دلیل تشکیل جلسه سوالات ذیل را بپرسید:
تلاش برای حل مسئلهی اشتباه:
گاهی اوقات با مشخص کردن اهداف کلی و جزئی جلسه به نتایج موثری دست پیدا نمیکنید، شاید دلیل این باشد که به مسئلهی اشتباهی پرداخته اید.
فصل سوم: جلسات، نوعی سرمایهگذاری
هر جلسه، هزینههای مستقیم و غیرمستقیم دارد.
هزینه جلسات:
در برگزاری جلسه هزینهی افراد که در جلسه شرکت میکنند بسیار زیاد میباشد.
اطمینان از بازگشت حداکثر سرمایه:
کارهای را قبل و حین جلسه مشخص کنید تا اطمینان حاصل کنید که سرمایه مصرف شدهی شما در جلسه دوباره برگشته است.
فصل چهارم: تعیین دستور جلسه
نقطهی آغا یک جلسهی موثر، تعیین دستور جلسه است.
افزایش اثربخشی:
ساختن فهرست از مطالب جلسات که به آن دستور جلسه نیز میگویند، قبل از برگزاری جلسه اثربخشی مهمی دارد.
ثبت کنید:
همیشه کار خود را با دستور جلسهی مکتوب آغاز کنید، حتی اگر چند دقیقه قبل از برگزاری جلسه آن را مینویسید.
دستور جلسه را مرتب کنید:
موارد دستور جلسه بر اساس اهمیت و اولویت ترتیب بندی کنید.
چه کسانی باید شرکت کند؟
تعداد کسانی که در جلسه اشتراک میکنند را به حداقل برسانید.
فصل پنجم: روش اداره جلسه
توانایی هدایت جلسه، نقش حیاتی و موثر در مدیریت موفق دارد.
شفافیت حیاتی است:
در حدود نودوپنچ (95)درصد موفقیت به شفافسازی اهداف و روش دستیابی به آن بستگی دارد.
برای شروع جلسه برنامهریزی کنید:
الی 7 دقیقهی اول جلسه مهمترین بخش جلسه است.
راس ساعت شروع کنید:
همیشه جلسه را راس ساعت شروع کنید.
بیانیهای ارائه کنید:
اگر هدف جلسه حل مسئله است، به همه بگویید؛ ما اینجا گردآمده ایم تا راجع به این مسئله پرداخته و راهحلی را دریابیم.
از حکمرانی اجتناب کنید:
مدیران برتر بر جلسه حکمرانی نمیکنند.
از بحث منحرف نشوید:
بحث را در مسیر درست نگهدارید.
فصل ششم: شرکت در جلسات
همه حضار در جلسه توجه دقیق به شما به عنوان رهبر دارند.
تکلیفتان را انجام دهید:
کیلد مشارکت موثر در جلسات، آمادگی درست و منظم قبل از جلسه است.
زود صحبت کنید:
پنج دقیقه اول حیاتی است.
چیزی برای ارائه داشته باشید:
در جلسه ساکت نباشید.
فصل هفتم: جلسات حل مسئله
جلسات حل مسئله مهمترین و رایجترین جسات است که هدف آن تعریف واضح مسئله، یافتن راه حل مورد توافق همه و اقدام است.
تعریف واضح مسئله:
مسئله را به صورت واضح و دقیق روی فلیپچارت یا تخته بنویسد تا همه ببینند.
تعریف دیگر مسئله چیست؟
وقتی همه در باره تعریف مسئله به توافق رسیدید، بپرسید که تعریف دیگر مسئله چیست؟
بازهم بپرسید:
بارها و بارها تکرار کنید که “تعریف بعدی مسئله چیست؟”.
چهار روش برای تغییر:
مشخص کردن معیارهای تصمیمگیری:
محدوده راه حل را مشخص کنید.
کمیت تعیین کننده کیفیت است:
قانون برای یافتن راه حل، کمیت ها است به جای کیفیت.
تصمیمتان را بسنجید:
وقتی به راهحلی دست پیدا کردید، آن را با معیارهای از قبل تعیین شده سنجش نمایید.
ارزیابی و کنترل:
توافق در باره روش ارزیابی و کنترول اجرا بسیار مهم است.
فصل هشتم: مدل تصمیمگیری در جلسات
مهمترین هدف جلسات حل مسئله، توافق کامل همه اعضای جلسه میباشد. که دستیابی به توافق سه مرحله دارد:
یک نفر باید تصمیم نهایی را بگیرد:
حتی وقتی دیگران کاملا با تصمیم موافقت نمیکنند، بحث را دقیق و با جزئیات ادامه داده و تصمیم شفافی بگیرید.
فصل نهم: مشکلات جلسه
نتیجه نگرفتن از جلسات دلایلی زیادی دارد؛ که، برای اثر بخش کردن جلسات باید از آنها اجتناب کرد.
فصل دهم: دلیل موثر نبودن جلسات
اهداف مبهم، دلیل اصلی جلسات بیاثر است.
هدایت ضعیف جلسه:
یکی از دلایل موثر نبودن جلسه، هدایت ضعیف رهبر جلسه میباشد و در نتیجه اثر بخشی جلسه را از بین ببرد؛
نبود مشارکت گروهی:
اگر افراد گروه شجاعت پیوستن به بحث و گفتگو در جلسه را نداشته باشند، جلسه بیاثر است.
نبود پیگیری:
گاهی دلیل به نتیجه نرسیدن جلسات این است که رهبر جلسه، افراد مسئول اجرا، معیارهای اجرا و مهلت اجرا را مشخص نمیکند.
به مکان توجه کنید:
به مکان جلسه که خیلی موثر است توجه کنید.
فصل یازدهم: جلسات دو نفره
جلسات دو نفره یکی از بهترین راهکارهای مدیران برای ایجاد جو عالی میان کارمندان است.
تعیین و بازبینی هدف:
کامران هرالد نویسنده کتاب”دو برابر را دو برابر کنید” جلسات دو نفره را “جلسه تعیین و بازبینی هدف” مینامد که تعریف خوبی است.
سوال بپرسید و با دقت گوش بدهید:
بهترین روش مدیریت جلسات دو نفره این است که همیشه سوال بپرسید و با دقت گوش بدهید.
از تصمیمگیری اجتناب کنید:
وقتی برای هر درخواست کارمندتان شما تصمیم میگیرید که چه کاری را انجام دهند آنها را به خود وابسته میکنید و در آینده نیز آن ها بدون پرسیدن از شما، از انجام کارشان مطمین نمیباشند.
بهترین افکار شان را استخراج کنید:
به جای تصمیم گرفتن از آنها بپرسید که در رابطه به این موضوع شما چه فکر میکنید؟!
زمان و مکان جلسات دو نفره:
بهترین مدت جلسات دونفره بین 60 الی 90دقیقه است. به جای نشستن پشت میز خودتان، بهتر است دور میز مهمان و مقابل هم بنشینید.
جلسات متحول کننده:
با افرادی که مستقیم به شما پاسخگو هستند جلسات شخصی دایر کنید.
فصل دوازدهم: جلسات واگذاری کارها
یکی از مهمترین مهارتهای یک مدیر موفق، واگذاری مناسب کارها به افراد میباشد..
نقطه شروع:
نقطه شروع واگذاری کارها، فکر کردن در بارهی آن است.
انتخاب شخص مناسب:
بعد از مشخص کردن کار مورد نظر، آن را به شخص مناسب واگذار کنید.
توضیح شفاف:
کار مورد نظر، چگونگی، جزئیات و دلیل انجام آن را واضح بیان کنید.
درخواست بازخورد:
وقتی کار را به صورت شفاف با جزئیات، اجزا، معیارها و مهلت آن توضیح دادید از کارمندتان بخواهید تا آن را به زبان خودش توضیح دهد.
تعیین مهلت و برنامه اجرایی:
وقتی کاری را به افراد واگذار میکنید، مهلتهای اصلی و فرعی انجام آن را مشخص کنید.
فصل سیزدهم: جلسات خارج از شرکت
مقداری قابل توجهی وقت شما، در جلسات خارج از شرکت و محیطهای ناآشنا میگذرد.
موضوع را از قبل مشخص کنید:
قبل از حضور در جلسات خارج از شرکت با برگزارکننده آن تماس گرفته و دلایل تشکیل جلسه را بپرسید. سپس به جمعآوری مطالب و آمادگی لازم بپردازید تا آماده به جلسه بروید.
یادآوری مجدد هدف:
وقتی جلسه خارج از شرکت آغاز شد، هدف از تشکیل آن را دوباره یادآوری کنید تا همه در جریان بوده و اطلاعات یکسان داشته باشند.
محیط فزیکی:
وقتی به جلسه خارج از شرکت اشتراک میکنید، هرکاری را برای کنترل محیط آن انجام دهید.
تعیین زمانبندی:
با اشتراک در جلسات خارج از شرکت، در رابطه به تعیین مدت جلسه توافق کنید.
فشار برای اتمام بحث:
هر بحث را به نتیجه برسانید و بعدا سراغ بحث دیگری بروید.
فصل چهاردهم: سازماندهی امکانات جلسات درون شرکت
محل برگزاری جلسات کوچک یا بزرگ عامل اساسی موفقیت است. 90درصد موفقیت در جلسات به آمادگی بستگی دارد.
آمادگی بیش از حد:
«فکر نمیکنم واژهی بهتر از «آمادگی بیش از حد» وجود داشته باشد؛ چون، همیشه در همه جلسات به کار میآید.»
هرگز حدس نزنید:
هرگز حدس نزنید که همه چیز آماده است..
از سالن شروع کنید:
اولین اقدام برای برگزاری جلسات و هرنوع سمینارهای عمومی، پیدا کردن سالن مناسب و خوب است.
مکان را کنترل کنید:
شخصا خودتان قبل از دایر شدن جلسه به اتاق بروید و همه موارد از قبیل صندلیها، میزها و سایر امکانات را به دقت بررسی کنید.
افراد آگاه:
بکوشید تا هیچ موضوعی از قبیل مناسب نبودن سیستم نور، سیستم تهویه و سایر امکانات مانع تفکر عالی افراد نگردد.
به چیدمان فکر کنید:
به چیدمان اتاق هم فکر کنید.
فصل پانزدهم: سازماندهی امکانات جلسات بیرون شرکت
یکی از مهارتهای مهم مدیر سازماندهی و هماهنگی جلسات در هتلها یا سایر مکانهای خارج از شرکت است.
جلسه خوب یا بد:
هر نوع اشکال در یک سمینار عمومی برای کسبوکارهای کوچک مصیبتبار است.
قرارداد را بخوانید:
قبل از بستن قرارد با هتل یا مرکز همایشی، همه مفادها و تبصرههای قرارداد را به شکل درست و منظم بخوانید.
شخصا از سالن بازدید کنید:
شخصا به محل برگزاری جلسات بروید و همه امکانات محل برگزاری جلسه را از نزدیک بررسی کنید.
سه مورد مهم :
سیستم صوتی، سیستم نور و سیستم تهویه هوا
فصل شانزدهم: چیدمان سالن جلسات
چیدمان اتاق تاثیر زیادی در اثربخشی جلسه و سخنرانی دارد.
همه چیز مهم است:
برای جلسات متوسط(15 تا 25نفر) چیدمان نعل اسبی ایدهآل است تا همه افراد گروه با هم تماس چشمی و تعامل داشته باشد.
تماس چشمی:
در صورت امکان بکوشید تا میز و صندلی را طوری بچینید که همه صورت همدیگر را ببینند.
چیدمان تئاتری:
بیاثر ترین چیدمان در یک سالن، چیدمان تئاتری است.
آنها را نزدیک تر کنید:
همیشه وقتی سمینار برگزار میکنم، صندلیهای ردیف اول را نزدیک به سِن قرار میدهم این موضوع باعث ایجاد صمیمیت و اعتماد مخاطب نسبت به سخنران میگردد.
از حواس پرتی اجتناب کنید:
در سالنهایی که پنجرههای رو به بیرون دارند، باید به چند نکته توجه کنید؛ نخست، پنجرهها باید پرده داشته باشند دوم، پنجرهها نباید به چشماندازهای زیبا و اتفاقات جالب، دید داشته باشند. سوم، فعالیتهای هتل نباید در جوار این پنجرهها باشد.
فصل هفدهم: سخنرانی در جلسات
سخنرانی یکی از مهمترین ابزارهای مدیر است.
سخنرانی برای متقاعد کردن:
سرنوشت بشر بیشتر از هرچیزی دیگر از سخنان تاثیر میپذیرد.
هدف سخنرانی:
هدف سخنرانی، ایجاد فروش است؛ زیرا، مردم را تشویق میکنید به پیشنهادهایی عمل کنند که در صورت نشنیدن حرفهای شما چنین نمیکردند.
پاورپوینت در سخنرانی:
برای استفاده از پاورپوینت که در شرایط خاص ایدهآل است، از چند قانون پیروی کنید؛
فلیپچارت و وایتبرد:
به جای پاورپاینت میتوانید از وایتبرد یا فلیپچارت استفاده کنید.
تمرین کارتان را عالی میکند:
نکته کلیدی آخر در باره استفاده از پاورپوینت، وایتبرد و فلیپچارت؛ تمرین، تمرین و تمرین است.
فصل هجدهم: بهبود اعتمادبهنفس در جلسات
بر اساس کتاب رکوردهای گینس، 54 درصد افراد بالغ، ترس از سخنرانی را بدتر از ترس مرگ میدانند. این موضوع در سخنرانی جلسات نیز صادق است.
سخنرانی میتواند بسیار ترسناک باشد:
سخنرانی مقابل دیگران میتواند ترسناک و فلجکننده باشد.
کاری که از آن میترسید را انجام دهید:
در روانشناسی، تنها راه غلبه بر هر ترسی، انجام آنکار ترسناک است.
«تُست مسترز» یا «دیل کارنگی»
یک روش غلبه بر ترس از سخنرانی، پیوستن به باشگاه بینالمللی «تُستمسترز» یا شرکت در کلاسهای سخنرانی «دیل کارنگی» است. اگر به یکی از این سازمانها بپیوندید هر هفته فرصت دارید تا مقابل اعضا بایستید و صحبت کنید و در نتیجه تدریجا ترستان از بین برود. این کار را روند «سیستماتیک حساسیتزدایی» مینامند.
ارتباط معکوس:
ارتباط معکوس بین ترس و اعتماد به نفس وجود دارد.
آکادمی سخنرانان:
در آکادمی سخنرانان به افراد یاد میدهیم که چگونه از نظر ذهنی و احساسی برای ارائه پیش رو آماده شوند و مهمترین بخش آمادگی، تصویر سازی است.
در جلسات حرف بزنید:
قانونی وجود دارد که بیان میدارد؛ هر کسی که در جلسات قبل از دیگران حرف بزند، بیشترین اثر را بر خروجی و نتایج جلسه دارند
فصل نوزدهم: قانون پارکینسون در جلسات
بر اساس قانون پارکینسون “کارها به اندازه مهلت تعیین شده برای انجام آن طول میکشد”.
پارکینسون در جلسات:
کاربرد این قانون در جلسات این است که جلسات تا جایی که مهلت داشته باشند ادامه مییابند.
قانون را نقض کنید:
هدف، نقض قانون پارکینسون است.
زمانی مشخصی را اختصاص دهید:
همچنین از نقض قانون پارکینسون میتوانید در سایر کارها و برنامهریزیها استفاده کنید.
مهلت تعیین کنید:
اگر با افرادی پرحرف روبرو شدید، بهترین کار این است که فورا برایش بگویید فقط 16 دقیقه وقت دارید.
فصل بیستم: اثربخشی افراد در جلسات
برای اثر بخش کردن جلسات، دستور جلسه را از قبل در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید.
هدف شفاف:
یک روش عالی برای افزایش کارایی فردی در جلسات این است که جلسه را با بیان هدف(مقصد) شفاف آغاز کنید.
اطلاعات پسزمینه:
برای اثربخشی بیشتر جلسات، قبل از جلسات اطلاعات پسزمینه موضوع را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید.
کمک دیداری ارائه دهید:
اگر پاورپوینت یا ارائه مکتوب آماده کرده اید، رونوشت آن را در آغاز کار همراه با دستور جلسه به افراد توزیع کنید.
با قدرت تمام کنید:
جلسه را با توافق شفاف در باره اقدامات بعدی تمام کنید.
فصل بیست و یکم: جلسات«مدیریت در عمل» است
جلسات یکی از مهمترین ابزار پیشرفت شغلی هستند.
آداب جلسه:
- از قبل در باره جلسه برنامهریزی کنید.
- یک دستور جلسه کامل آماده نمایید.
- اصل “غافلگیر نکردن” را تمرین کنید.
- جلسه را راس ساعت مقرر؛ آغاز و به پایان برسانید و وقت را هدر ندهید.
از موضوع منحرف نشوید:
جلسات را در مسیر درست آن نگهدارید و از موضوع جلسه منحرف نشوید.
دیدگاهتان را بنویسید